10 astuces pour quitter le bureau plus tôt

Ce billet est ma traduction de l’article original “Top 10 Smart and Lazy Ways to Save Your Workday” sur LifeHacker. (Article que j’ai eu envie de traduire suite à la lecture de “Comment partir tôt du bureau ? 5 astuces” sur “Les 9 vies du Chat“)

Si vous quittez le bureau épuisé et stressé, malgré tout ce que vous avez pu accomplir (même en y passant 10 heures) vous avez sûrement l’impression d’être écrasé par votre charge de travail.

Il est très facile de laisser le temps passé au travail être pollué par les réunions, les emails, la messagerie instantanée… : autant d’interruptions qui vous laissent stressé et trop préoccupé pour accomplir sereinement les tâches importantes. Mais avec un peu de réflexion, au lieu de cela, vous pourriez repartir avec la satisfaction d’avoir terminé les choses prévues !

Lorsque le moment sera venu de reprendre votre travail, pensez aux astuces suivantes qui vous aideront à vous focaliser sur vos tâches en préservant votre concentration et en réduisant votre charge de travail pour que vous puissiez la supporter facilement.

10. Fixez une heure pour déjeuner ou pour dîner (créez une deadline)

Vous êtes-vous déjà demandé pourquoi vos collègues qui sont parents partent chaque jour à la même heure, comme si ils étaient programmés ? C’est parce qu’ils vont chercher leurs enfants à la garderie ou à l’école à l’heure de sortie.
Si vous sentez que vous avez toute la journée pour faire quelque chose, vous avez toutes les chances d’être aspiré par des tâches qui ne sont pas aussi importantes que ça. A contrario, un délai limité par une deadline sera pour vous un puissant stimulant qui vous obligera à garder l’œil sur le cadran de votre montre. Si vous savez que votre conjoint s’attend à vous voir à la maison pour 18:30, ou qu’un copain vous attend à la salle de gym, vous avez plus de chances de rester concentré, de terminer vos tâches, et de quitter votre bureau à l’heure. Si votre agenda vous permet de programmer un déjeuner, cette même astuce fonctionnera à midi : programmez un rendez-vous avec un collègue de travail ou un ami pour déjeuner à heure fixe, et utilisez cette deadline pour terminer votre tâches de la matinée.

9. Écrivez la première chose que vous aurez à faire le lendemain, et mettez-la sur votre bureau avant de partir

La triste réalité est que, si vous ne faites pas cela, vous allez vous disperser sans obtenir la réalisation d’une seule des tâches que vous avez à faire. Le meilleur moment de la journée pour être productif est le matin ; faites donc en sorte que le démarrage soit facile pour vous. Chaque soir, avant de quitter le bureau, notez la tâche la plus importante que vous aurez à faire le lendemain. Laissez la note sur votre bureau, avec tout le matériel dont vous aurez besoin pour travailler dessus, de sorte que cette première chose aille de soi, sans fournir le moindre effort. La meilleure façon de commencer la journée est d’accomplir quelque chose plutôt que de se dissiper en relevant ses emails. (En savoir plus sur la façon de mettre en place vous-même une petite tâche réalisable ici)

8. Ne consultez pas vos e-mails dans la première heure de la journée

Auteur de “Never Check E-mail in the Morning”, Julie Morgenstern suggère d’attendre une heure avant d’ouvrir votre boîte de réception dans la matinée. Au lieu de commencer par la lecture inconsidée de vos emails, mettez-vous sur la tâche que vous avez déterminée la veille (comme suggéré en #9) Accomplir quelque chose dès le départ donne le ton pour le reste de la journée, dit Morgenstern, et une fois que vous aurez lancé votre messagerie, vous serez disponible pour traiter vos affaires et prêter attention aux sollicitations extérieures.
Notez : si vous travaillez avec des gens dans différents fuseaux horaires, ces recommandations peuvent être très difficiles à suivre, surtout si vous savez que vous avez eu de nouveaux messages pendant la nuit. Mais soyons réalistes : une heure de retard pour un email ne va tuer personne. Vous pouvez le faire.

7. Décidez de ne pas faire une tâche de votre liste

Ce n’est pas toujours le patron qui met la pression en nous assignant des tâches à faire : parfois, nous nous rajoutons nous-même des choses à faire parce que cela nous semble une bonne idée, pour une raison ou pour une autre.
Si vous avez une ‘to do list’ d’un kilomètre de long avec des points s’éternisant là depuis des semaines, il y a de fortes chances que vous puissiez les rayer aujourd’hui, car au final, elles ne valent pas la peine d’être faites. Une “bonne idée à un moment donné” n’est pas toujours une bonne idée. Si vous vous êtes assigné vous-même un travail rébarbatif, ce n’est pas si important que cela, il suffit de choisir de ne pas le faire : c’est le moyen le plus rapide et le plus facile de vous en débarrasser.

6. Faites tenir vos emails en moins de cinq phrases

Personne n’aime recevoir de courrier électronique interminable, et l’email n’est pas vraiment l’endroit pour tenir de longs discours. Plus vos emails seront courts, plus vous aurez de chances d’obtenir des réponses.
Le designer Mike Davidson s’est defini une règle personnelle concernant ses emails : aucun message qu’il envoie ne comprend plus de cinq phrases, ce qui lui fait gagner du temps, ainsi qu’au destinataire. Faites-en l’essai. Si votre message doit être plus long, décrochez le téléphone et appelez à la place.

5. Coupez court aux conversations inutiles

Quand les bavardages d’un collègue vous assomment, ou qu’une réunion s’éternise, dites-le. Ne soyez pas impoli, bien entendu. Trouvez quelque chose de poli mais professionnel comme : “pouvons-nous revenir à l’ordre du jour ?” ou “je déteste couper court, mais j’ai un rendez-vous” ou “cela semble hors sujet pour cette réunion - pouvons nous avancer sur le dossier ?” peut vous épargner des heures de temps perdu au bureau.

4. Prenez rendez-vous avec vous-même

Si vous êtes en train de ressasser tous les trucs que vous avez à faire et que des interruptions continuent de surgir, vous avez besoin de vous isoler un moment. Si votre temps est constamment volé par des demandes de réunion ou d’autres imprévus, isolez vous une heure ou même quelques jours dans le but de faire le point et de vous organiser. Littéralement, planifiez une réunion avec vous-même, et si vous avez besoin de sortir de votre bureau, définissez votre lieu de réunion. Prenez votre liste de projets, de tâches et votre agenda avec vous, et passez le temps prévu à déterminer : quoi, quand et comment vous allez aborder votre travail, exactement comme si vous étiez un patron en réunion avec son assistant. GTD utilise cette technique sous l’appellation the weekly review (la revue hebdomadaire).

3. Maîtrisez l’art du oui restreint

Ne dites plus oui à tout comme réponse par défaut. Lorsque vous avez le choix (et la plupart du temps vous l’avez), au lieu de dire oui machinalement et sans conditions aux demandes, commencez par les qualifier. Demandez plus de renseignements, comme la deadline ou les conditions d’exécution. Voyez si c’est quelque chose que l’on peut remettre à une date ultérieure ou qui peut être fait par quelqu’un de plus disponible ou de plus compétent. Merlin Mann, lors d’une récente conférence à Macworld, Time Sinks and Attention Burglars , a développé un excellent exposé sur l’art de négocier les demandes et de qualifier son ‘oui’ pour ne plus dilapider son temps trop facilement.

2. Bloquez les distractions et utilisez un minuteur

Lorsque votre cerveau est bloqué par une multitude d’atermoiements confinant à la procrastination et que vous vous laissez emporter par des distractions comme le courrier électronique et la messagerie instantanée, il est temps de sortir l’artillerie lourde. Éteignez votre messagerie email et votre messagerie instantanée, attrapez un minuteur de cuisine, réglez le sur 10 minutes, et travaillez jusqu’à ce que la sonnerie retentisse. Ensuite, prenez une pause. Lavez, rincez et répétez. Je jure par cette technique qui m’a permis d’écrire les 400 pages du livre Lifehacker alors que la seule chose que je voulais faire était de ramper sous le lit pour me cacher. Si vous vous donnez un délai accessible (à peine 10 minutes), et en faites une course contre la montre, vous dégèlerez votre cerveau et briserez les obstacles qui vous paralysent.

1. Laissez votre esprit décanter en vidangeant votre cerveau (donnez libre court à votre pensée)

Lorsque vous êtes coincé dans une impasse telle que votre cerveau ne peut même plus appréhender le concept d’une ‘to do list’ et que vous n’avez plus aucune idée de l’endroit où vous êtes (ou où vous devriez être), il est temps de faire un sérieux état des lieux. Prenez une feuille et un stylo, trouvez un endroit tranquille et griffonnez librement pendant 10 minutes. Faites des listes. Des cartes heuristiques (mind map). Des associations d’idées. Notez vos impressions. Écrivez ce qui vous vient à l’esprit jusqu’à l’obtention de l’écoulement d’un ‘jus de votre cerveau’.
Quand nous restons accroché sur un travail fastidieux, écrasé par une surcharge mentale, notre cerveau ne peut pas le supporter. En dernier recours, un tel travail de projection de votre pensée peut recentrer votre vue d’ensemble : ce qui est important pour vous, ce qui vous pose problème en ce moment, ce qui constitue votre prochaine étape. Les “vidanges de cerveau” régulières et les cartes heuristiques sont d’excellents moyens pour stimuler la créativité lors d’un lancement de projet, mais elles sont également une ultime stratégie, efficace dans les très mauvais jours où nous sommes réduits à un désordre de tics dus à une anxiété d’informations paralysantes.

Et vous, comment comptez-vous achever votre travail pour rentrer chez vous le soir avec le sentiment d’avoir accompli votre besogne et d’en être débarrassé ?